Definición
La definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal, o sea, la explicación del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valiéndonos para ello de los elementos fonéticos que la forman.
De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que esa misma palabra expresa.
La palabra administración se forma del prefijo "ad", hacia; y "ministratio", que viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como término de comparación.
La etimología nos da pues la idea que la administración se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta.
Sin embargo, la administración puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras áreas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de su fácil comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través del análisis y síntesis de diversos especialistas en la materia:
• Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales, con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que puedan operar como una sola unidad.
• Koontz & O'Donnell. La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
• George Terry. La administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.
• Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
• Wilburg Jiménez Castro. En "La llave del éxito", con base en los anteriores conceptos, y haciendo uso de su fondo común propone la siguiente definición: "El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos".
Eficiencia, eficacia y productividad
Existen en administración algunos términos que se utilizan mucho, tanto por su impacto dentro de la actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad; son los términos de eficiencia, eficacia y productividad, que se refieren a:
• Eficacia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.
• Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que el punto clave en esta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.
• Productividad: consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la calidad.
De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que esa misma palabra expresa.
La palabra administración se forma del prefijo "ad", hacia; y "ministratio", que viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como término de comparación.
La etimología nos da pues la idea que la administración se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta.
Sin embargo, la administración puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras áreas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de su fácil comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través del análisis y síntesis de diversos especialistas en la materia:
• Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales, con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que puedan operar como una sola unidad.
• Koontz & O'Donnell. La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
• George Terry. La administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.
• Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
• Wilburg Jiménez Castro. En "La llave del éxito", con base en los anteriores conceptos, y haciendo uso de su fondo común propone la siguiente definición: "El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos".
Eficiencia, eficacia y productividad
Existen en administración algunos términos que se utilizan mucho, tanto por su impacto dentro de la actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad; son los términos de eficiencia, eficacia y productividad, que se refieren a:
• Eficacia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.
• Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que el punto clave en esta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.
• Productividad: consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la calidad.
La productividad puede ser elevada cuando:
• Se fabrica la misma cantidad de productos, con los mismos insumos en menos tiempo
• Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos.
• Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos.
• Se incrementan los productos con los mismos insumos.
Sergio Hernández y Rodríguez establece que la productividad puede medirse en relación con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la de alguno en particular. Genéricamente, los insumos se dividen en materiales, máquinas y mano de obra.
Sergio Hernández y Rodríguez brinda los siguientes ejemplos de productividad en cada uno de los insumos mencionados:
• Se fabrica la misma cantidad de productos, con los mismos insumos en menos tiempo
• Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos.
• Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos.
• Se incrementan los productos con los mismos insumos.
Sergio Hernández y Rodríguez establece que la productividad puede medirse en relación con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la de alguno en particular. Genéricamente, los insumos se dividen en materiales, máquinas y mano de obra.
Sergio Hernández y Rodríguez brinda los siguientes ejemplos de productividad en cada uno de los insumos mencionados:
Productividad de los materiales.
Si un sastre experto es capaz de cortar 11 trajes con una pieza de tela de la que otro menos experto sólo puede sacar diez trajes, puede decirse que, en manos del sastre experto, la pieza se utilizó con diez por ciento más de productividad.
Productividad de las máquinas.
Si una máquina o herramienta produce cien piezas por cada día de trabajo, y aumentara su producción a 120 piezas en el mismo tiempo gracias al empleo de mejores herramientas de corte, la productividad de esa máquina se habrá incrementado en un veinte por ciento.
Productividad de la mano de obra.
Si un alfarero produce 30 platos por hora y al adoptar métodos de trabajo más perfeccionados logra producir 40, su productividad habrá aumentado en 33.33 por ciento.
Productividad de la mano de obra.
Si un alfarero produce 30 platos por hora y al adoptar métodos de trabajo más perfeccionados logra producir 40, su productividad habrá aumentado en 33.33 por ciento.
Productividad y gestión del tiempo
“El tiempo es el recurso más importante” decía Peter Drucker. La pérdida de tiempo solo la determina uno mismo, todo depende de los objetivos que se plantee.
En términos generales, la productividad, es la capacidad de hacer más tareas en menos tiempo.
¿Por qué es importante ser productivos? Porque nos permite ahorrar tiempo y costos (al deshacernos de aquello innecesario), y destinar lo ahorrado a otras actividades.
En términos generales, la productividad, es la capacidad de hacer más tareas en menos tiempo.
¿Por qué es importante ser productivos? Porque nos permite ahorrar tiempo y costos (al deshacernos de aquello innecesario), y destinar lo ahorrado a otras actividades.
Calidad vs cantidad
Si bien la tecnología avanza a pasos agigantados, le seguimos dedicando muchas horas al trabajo y, por eso, el manejo del tiempo es fundamental, sobre todo, si somos nosotros los encargados de gestionar nuestro tiempo laboral desde casa. Por otro lado, ser productivos hoy es también ser creativos sin dejar de dar respuesta a los requerimientos y demandas cotidianas. Sin embargo, muchas veces caemos en las redes de la “falsa productividad”. ¿Qué es esto? Es correr todo el día como un hámster en la ruedita, a gran velocidad, gastando enormes energías sin llegar a ningún lado… Pero hacer las cosas rápido no es hacerlas bien.
De hecho, varios estudios han indicado que trabajar muchas horas durante largos periodos de tiempo es inútil y atenta contra nuestra salud. La clave está en la productividad personal y en la calidad de las horas de trabajo, más que en la cantidad.
¿Qué podemos hacer para mejorar nuestra productividad?
En principio, lograr un equilibrio entre nuestra vida personal y laboral.
Te dejamos algunos consejos para conseguirlo:
Poné en práctica la regla de los tres 8 de Owen: 8 horas para trabajar, 8 para descansar y 8 de recreo.
• Tomate un rato para vos. Una cabeza distendida y un buen estado de ánimo nos permite ser más creativas y eficientes en el manejo del tiempo y en la obtención de resultados. Ya sea una charla con amigas, estar con tu familia, un café o un baño relajante… dedicale un momento a lo que sea que te haga bien y te renueve las energías.
• Respetá y hacé respetar tus momentos de desconexión. Al trabajar desde casa, puede suceder que nuestros compañeros de trabajo no respeten los horarios laborales, envíen mensajes o hagan llamadas a cualquier hora, inclusive los fines de semana. Esto provoca la sensación de no poder despegarnos del trabajo, y nos quita tiempo para nosotros y lo que nos gusta. Es por esto que la actitud personal es fundamental: ponete límites y aprendé a decir que no.
• Dedicá tiempo para descansar y alimentarte. Los procesos cognitivos (pensamiento, memoria, atención) trabajan durante el descanso y dormir mal puede traer bajo rendimiento, agotamiento físico, irritabilidad y alteraciones del estado de ánimo. Por otro lado, la comida es nuestro combustible e influye en nuestro bienestar físico y emocional. Nos brinda la energía para trabajar mejor y más rápido, ¡no la subestimes!
• Hacé ejercicio. Está demostrado que realizar actividad física en horario laboral reduce el ausentismo y mantiene a los empleados más productivos, lo que aumenta la rentabilidad. Es por esto que cada vez más empresas lo suman a sus estrategias y rutinas laborales. ¡Sumalo vos también!
• Tomate el tiempo para reflexionar. ¿cuál es mi propósito laboral y personal?, ¿dónde estoy poniendo mi tiempo y energía? ¿Qué tengo ganas de hacer? Se dice que las personas más exitosas son las que conocen y trabajan sus motivaciones internas; quizás este sea un buen momento para conocerte…
¿Sentís que nunca llegás a hacer todo lo que querés? El tiempo es limitado y gestionarlo de forma eficaz significa:
• Controlar en qué se invierte.
• Analizar los principales “ladrones” de nuestro tiempo (los más usuales suelen ser exceso de papeleo, interrupciones, falta de concentración o nuestra actitud personal).
• Generar planes de acción.
• Mantener una constancia.
Además de esto, te dejo diez cosas que podés hacer para lograr que las horas del día te rindan:
1) Planificá tu día: el trabajo tiene 2 fases: planificación y ejecución. Si planificás mejor, ahorrás en ejecución, así que, antes de terminar tu jornada, tomate un ratito para planificar el día siguiente determinando un horario de comienzo y fin, tanto para tus tareas laborales como las no laborales. También podés hacerlo de forma semanal. Dato: dejá espacio para imprevistos. Si bien es importante la planificación, hay momentos en los que debés ser flexible.
2) Establecé prioridades: me refiero al foco u objetivo que querés alcanzar, siendo realista. Diferenciá entre urgente e importante. Muchas veces, al estar todo el día corriendo en lo urgente no podemos dedicarle tiempo a lo importante.
3) Agendá: una vez que estableciste prioridades y planificaste tu día es importante que lo agendes, ya sea en agenda manual o con herramientas digitales. Esto va a permitir liberar tu cabeza de información innecesaria.
4) Evitá distractores: mientras trabajes, tratá de mantenerte alejada del ruido de la casa, redes sociales, televisor, etc. Poné el celular en modo avión o silenciado, ya que es el principal ladrón de nuestro tiempo.
5) Establecé un lugar de trabajo: te va a permitir tener toda la información y herramientas laborales en un solo lugar. Además, al mantenerlo ordenado evitás perder tiempo.
6) Identificá en que momentos sos más productiva: hay horarios en los que generalmente rendimos mejor y es ahí donde debemos hacer el trabajo de mayor importancia. Algunos estudios dicen que es por la mañana, pero te invito a que detectes tu horario.
7) Evitá el multitasking: nuestro cerebro no está diseñado para hacer dos cosas al mismo tiempo, así que enfocate en una tarea por vez. De esta forma, la vas a hacer mejor y más rápido, y te va a generar menos desgaste mental.
8) Delegá: Tratá de hacerlo lo más que puedas, sin perder la responsabilidad. Para delegar eficazmente debés establecer tus objetivos, definir la responsabilidad de lo que se delega y comunicarlo eficazmente. Es importante hacer un seguimiento y motivar a quien se delega, aceptando el derecho al error y ¡confiar!
9) Hacé pausas: muchas veces insistimos horas con una tarea que no nos lleva a ningún lado. Solo terminamos “enojados” con lo que estamos haciendo y nos sentimos frustrados. Te sugiero que cada 45 min de concentración hagas una pausa de 15 min y luego, con la cabeza despejada, retomes la actividad. Este cambio de aire te permitirá estar más creativa y aumentar tu habilidad mental.
10) Aprovechá los momentos de inspiración: así como es fundamental que puedas reconocer cuando estás “trabada”, es importante que aproveches los momentos de inspiración. Las ideas fluyen espontáneamente y te permiten finalizar la tarea más rápido.
Para que aplicarlo sea más fácil, contás con algunas herramientas:
Para visualizar fechas y organizarse: Google calendar.
Para crear listas de tareas: To do, Remember the Milk, Todoist, Things (Mac), Omnifocus (Mac), Teudeux (Mac)
Para crear notas y recordatorios: Evernote y Simple Sticky Notes son opciones simples y efectivas.
Para administrar los descansos: la técnica Pomodoro.
En definitiva, si logramos establecer nuestras prioridades y objetivos, gestionando eficazmente nuestro tiempo y equilibrando nuestra forma de vivir y trabajar, no solo seremos más productivos sino también más felices.
¿Qué podemos hacer para mejorar nuestra productividad?
En principio, lograr un equilibrio entre nuestra vida personal y laboral.
Te dejamos algunos consejos para conseguirlo:
Poné en práctica la regla de los tres 8 de Owen: 8 horas para trabajar, 8 para descansar y 8 de recreo.
• Tomate un rato para vos. Una cabeza distendida y un buen estado de ánimo nos permite ser más creativas y eficientes en el manejo del tiempo y en la obtención de resultados. Ya sea una charla con amigas, estar con tu familia, un café o un baño relajante… dedicale un momento a lo que sea que te haga bien y te renueve las energías.
• Respetá y hacé respetar tus momentos de desconexión. Al trabajar desde casa, puede suceder que nuestros compañeros de trabajo no respeten los horarios laborales, envíen mensajes o hagan llamadas a cualquier hora, inclusive los fines de semana. Esto provoca la sensación de no poder despegarnos del trabajo, y nos quita tiempo para nosotros y lo que nos gusta. Es por esto que la actitud personal es fundamental: ponete límites y aprendé a decir que no.
• Dedicá tiempo para descansar y alimentarte. Los procesos cognitivos (pensamiento, memoria, atención) trabajan durante el descanso y dormir mal puede traer bajo rendimiento, agotamiento físico, irritabilidad y alteraciones del estado de ánimo. Por otro lado, la comida es nuestro combustible e influye en nuestro bienestar físico y emocional. Nos brinda la energía para trabajar mejor y más rápido, ¡no la subestimes!
• Hacé ejercicio. Está demostrado que realizar actividad física en horario laboral reduce el ausentismo y mantiene a los empleados más productivos, lo que aumenta la rentabilidad. Es por esto que cada vez más empresas lo suman a sus estrategias y rutinas laborales. ¡Sumalo vos también!
• Tomate el tiempo para reflexionar. ¿cuál es mi propósito laboral y personal?, ¿dónde estoy poniendo mi tiempo y energía? ¿Qué tengo ganas de hacer? Se dice que las personas más exitosas son las que conocen y trabajan sus motivaciones internas; quizás este sea un buen momento para conocerte…
¿Sentís que nunca llegás a hacer todo lo que querés? El tiempo es limitado y gestionarlo de forma eficaz significa:
• Controlar en qué se invierte.
• Analizar los principales “ladrones” de nuestro tiempo (los más usuales suelen ser exceso de papeleo, interrupciones, falta de concentración o nuestra actitud personal).
• Generar planes de acción.
• Mantener una constancia.
Además de esto, te dejo diez cosas que podés hacer para lograr que las horas del día te rindan:
1) Planificá tu día: el trabajo tiene 2 fases: planificación y ejecución. Si planificás mejor, ahorrás en ejecución, así que, antes de terminar tu jornada, tomate un ratito para planificar el día siguiente determinando un horario de comienzo y fin, tanto para tus tareas laborales como las no laborales. También podés hacerlo de forma semanal. Dato: dejá espacio para imprevistos. Si bien es importante la planificación, hay momentos en los que debés ser flexible.
2) Establecé prioridades: me refiero al foco u objetivo que querés alcanzar, siendo realista. Diferenciá entre urgente e importante. Muchas veces, al estar todo el día corriendo en lo urgente no podemos dedicarle tiempo a lo importante.
3) Agendá: una vez que estableciste prioridades y planificaste tu día es importante que lo agendes, ya sea en agenda manual o con herramientas digitales. Esto va a permitir liberar tu cabeza de información innecesaria.
4) Evitá distractores: mientras trabajes, tratá de mantenerte alejada del ruido de la casa, redes sociales, televisor, etc. Poné el celular en modo avión o silenciado, ya que es el principal ladrón de nuestro tiempo.
5) Establecé un lugar de trabajo: te va a permitir tener toda la información y herramientas laborales en un solo lugar. Además, al mantenerlo ordenado evitás perder tiempo.
6) Identificá en que momentos sos más productiva: hay horarios en los que generalmente rendimos mejor y es ahí donde debemos hacer el trabajo de mayor importancia. Algunos estudios dicen que es por la mañana, pero te invito a que detectes tu horario.
7) Evitá el multitasking: nuestro cerebro no está diseñado para hacer dos cosas al mismo tiempo, así que enfocate en una tarea por vez. De esta forma, la vas a hacer mejor y más rápido, y te va a generar menos desgaste mental.
8) Delegá: Tratá de hacerlo lo más que puedas, sin perder la responsabilidad. Para delegar eficazmente debés establecer tus objetivos, definir la responsabilidad de lo que se delega y comunicarlo eficazmente. Es importante hacer un seguimiento y motivar a quien se delega, aceptando el derecho al error y ¡confiar!
9) Hacé pausas: muchas veces insistimos horas con una tarea que no nos lleva a ningún lado. Solo terminamos “enojados” con lo que estamos haciendo y nos sentimos frustrados. Te sugiero que cada 45 min de concentración hagas una pausa de 15 min y luego, con la cabeza despejada, retomes la actividad. Este cambio de aire te permitirá estar más creativa y aumentar tu habilidad mental.
10) Aprovechá los momentos de inspiración: así como es fundamental que puedas reconocer cuando estás “trabada”, es importante que aproveches los momentos de inspiración. Las ideas fluyen espontáneamente y te permiten finalizar la tarea más rápido.
Para que aplicarlo sea más fácil, contás con algunas herramientas:
Para visualizar fechas y organizarse: Google calendar.
Para crear listas de tareas: To do, Remember the Milk, Todoist, Things (Mac), Omnifocus (Mac), Teudeux (Mac)
Para crear notas y recordatorios: Evernote y Simple Sticky Notes son opciones simples y efectivas.
Para administrar los descansos: la técnica Pomodoro.
En definitiva, si logramos establecer nuestras prioridades y objetivos, gestionando eficazmente nuestro tiempo y equilibrando nuestra forma de vivir y trabajar, no solo seremos más productivos sino también más felices.
Trabajo de evaluación
Realiza un resumen del curso que te envío, escribelo en un documento y envíalo al correo profesorluiscuevas@gmail.com antes del 17 de marzo de 2024
